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Abonnements et documents récurrentsv2.1Lecture 3 min
Fonctionnalité · Génération automatique des documents récurrents
Tous vos abonnements générés en une seule opération
L’ERP génère automatiquement vos documents d’abonnement à partir d’un modèle, pour tous les clients concernés, en une seule opération.
N° Tiers Statut 80012 Jardinerie du Centre Préparé 80013 Hôtel des Tilleuls Préparé 80014 Résidence Les Pins Préparé Libellé : Abonnement 2026-10 - Octobre 2026
Le problème
Contrats d’entretien, locations, prestations mensuelles… Gérer des abonnements oblige à recréer chaque mois les mêmes documents, client par client.
C’est répétitif, chronophage, et le moindre oubli se traduit par une commande oubliée et une vente perdue.
La solution
L’ERP génère automatiquement vos documents d’abonnement à partir d’un modèle, pour tous les clients concernés, en une seule opération.
Une seule fois Configurer vos abonnements
- Créez un groupe pour rassembler vos abonnements de même nature (par exemple « Abonnements mensuels »).
- Préparez un document modèle (commande, facture, écriture…) : client, articles, quantités, et un libellé qui se mettra à jour tout seul (par exemple « Abonnement 2026-10 »).
- Définissez l’abonnement : fréquence (mensuelle, par exemple), nombre d’échéances et groupe de rattachement.
Chaque période Lancer la génération
- Lancez la génération pour le groupe d’abonnements souhaité.
- Ajoutez si besoin un commentaire, qui sera repris sur chaque document généré (par exemple « Octobre 2026 »).
- Choisissez de laisser les documents en préparation, pour les vérifier, ou de les valider directement.
Conseil
Laissez les documents en préparation lors des premières générations : vous vérifiez le résultat avant validation, puis passez à la validation directe une fois en confiance.
Les bénéfices clés
Temps
Gain de Temps
Tous les documents d’abonnement d’un groupe sont créés en une seule opération, au lieu d’une ressaisie client par client.
Qualité
Fiabilité
Aucun abonnement n’est oublié, chaque document reprend fidèlement le modèle.
Lisibilité
Documents clairs
Le libellé se met à jour automatiquement (mois, commentaire), pour que chaque document soit facile à identifier.
Boîte à outils
Bon à savoir
- Le document modèle doit être en préparation, et non validé, pour que la génération fonctionne.
- Le libellé du document peut reprendre automatiquement des informations du document, comme sa date, au format de votre choix (par exemple année et mois).
- Vous pouvez ajouter vos propres informations au lancement (un commentaire, une période…) et les faire apparaître dans le libellé.
- Un nombre maximum d’échéances peut être fixé, pour que l’abonnement s’arrête de lui-même.
Préparer ou valider ?
| Action | Documents générés | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Préparer | En préparation, à vérifier | Premières générations |
| Valider | Validés directement | Une fois en confiance |
Le document modèle, lui, reste toujours en préparation.
Le vocabulaire en bref
| Terme | Définition |
|---|---|
| Document modèle | Document de référence (commande, facture, écriture…) copié à chaque génération. |
| Groupe d’abonnements (groupe récurrent) | Ensemble d’abonnements générés ensemble, en une seule opération. |
| Fréquence | Intervalle entre deux générations (chaque mois, par exemple). |
| Nombre d’exécutions | Nombre maximum de générations prévues pour un abonnement. |
| Libellé dynamique | Description qui se complète automatiquement à chaque génération. |
Vous gérez des contrats ou des prestations récurrentes ?
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