La GED en Open Source – Gestion électronique de document

La GED Gestion électronique de document, en Open Source.

Il s’agit d’une solution logicielle que nous proposons en Open Source pour gérer le cycle de vie d’un document électronique. De sa création, son stockage, son partage, à son archivage ou sa destruction le cas échéant. Ces solutions ne concernent pas que les grandes entreprises. Les PME ont également tout intérêt à tirer profit des bénéfices apportés par ces logiciels.

L’utilité du service GED

Paramétrage des droits utilisateurs.

Exemples : Droits de consultation, de modification, de téléchargement, d’édition, sur certaines catégories de documents.

Centralisation des documents commerciaux rapide en un seul point quelque soit le terminal utilisé et par plusieurs utilisateurs simultanément.

Plateforme collaborative , travail et modification sur un même document en simultané avec gestion des versions et la capacité de tracer les modifications.

Diminution des volumes de stockage des documents papier

Interfaçage du système documentaire avec d’autres outils métier ou workflow par exemple avec un  CRM.

Sécurisation de document important, et plus globalement de la sauvegarde des données du système.

Indexation Lorsque la base documentaire atteint des milliers d’entrées, la recherche devient complexe. Pour faciliter l’accès aux données, les logiciels de GED indexent les documents pour faciliter et accélérer la recherche.

L’indexation peut se réaliser sur le contenu même, à partir de métadonnées (mots décrivant le document : titre, auteur…) ou de mots clés issus d’une catégorisation (taxonomie).

Globalement, une GED permet d’améliorer l’efficacité d’une organisation et le contrôle des documents tout au long de leur utilisation dans l’entreprise. Il s’agit d’un projet à part entière. Le déploiement de la solution dans l’entreprise est implique la collaboration de tous les utilisateurs, Cap barthodia vous accompagne dans ce processus de changement des habitudes.